Nội dung chính
Đặt phòng qua các nền tảng du lịch trực tuyến (OTA) đang trở thành tiêu chuẩn, nhưng vẫn tồn tại rủi ro hủy phòng khiến du khách thất vọng.
Nguyên nhân chính gây hủy phòng khi dùng OTA tại Việt Nam
Quy trình quản lý thủ công và thiếu chuyên nghiệp
Nhiều khách sạn boutique, homestay và nhà nghỉ ở các tỉnh miền núi vẫn dựa vào sổ tay, Excel hoặc thậm chí giấy tờ để theo dõi tồn phòng. Khi dữ liệu không được cập nhật ngay lập tức, việc bán phòng trùng hoặc “overbooking” trở nên phổ biến.
Thiếu đồng bộ thời gian thực giữa OTA và hệ thống nội bộ
Trong môi trường OTA như Booking, Agoda hay Airbnb, yêu cầu cập nhật tồn phòng phải được thực hiện qua API theo giây. Tuy nhiên, các cơ sở chưa tích hợp hệ thống PMS (Property Management System) sẽ trả về thông tin lỗi, dẫn đến trường hợp “không nhận được booking” hoặc hủy phòng đột ngột.
Ý kiến của các chuyên gia
Ông Hoàng Xuân Đôn, Giám đốc Ban quản lý Công viên Địa chất cao nguyên đá Đồng Văn, nhấn mạnh rằng “không thể vì một số sự cố mà bỏ qua OTA; chìa khóa là sự chuyên nghiệp và trung thực của bên cung cấp dịch vụ”.
Ông Bùi Thanh Tú, Giám đốc Marketing Best Price, cho biết hầu hết các lỗi “bùng phòng” xuất phát từ chuỗi vận hành tại điểm đến, chứ không phải nền tảng OTA.
Thực tiễn ở các thị trường phát triển
Khách sạn lớn tại châu Âu và Mỹ thường sử dụng hệ thống quản lý tồn phòng đồng bộ, tuân thủ “mở phòng = phải bán” và không tự ý hủy.
Thực tiễn ở Việt Nam
Ở Việt Nam, nhiều homestay và khách sạn nhỏ vẫn chưa có PMS, nên việc cập nhật tồn phòng chậm hoặc bán cùng lúc trên nhiều kênh (OTA, đại lý B2B, đặt trực tiếp) dẫn đến sai lệch dữ liệu.
Lời khuyên thực tiễn cho du khách
- Kiểm tra đánh giá mới nhất; nếu một cơ sở không có đánh giá trong 6‑12 tháng, nên thận trọng.
- Sử dụng tính năng “hủy miễn phí” trên OTA và lưu lại mã đặt phòng để dễ dàng đặt lại nếu giá thay đổi.
- Đối với khách sạn nhỏ, gửi tin nhắn xác nhận hoặc email trực tiếp cho nhà quản lý trước khi xuất phát.
- Lựa chọn OTA có chính sách hỗ trợ khách hàng rõ ràng (ví dụ: Booking.com, Agoda) và tránh các nền tảng “chợ mở” không kiểm soát tồn phòng.
Kết luận
OTA vẫn là kênh đặt phòng hiệu quả nhất cho du khách tự túc ở Việt Nam, nhưng rủi ro hủy phòng không thể bỏ qua nếu cơ sở lưu trú chưa hiện đại hoá quy trình. Du khách nên kết hợp việc sử dụng OTA với kiểm tra trực tiếp và giữ liên lạc với nhà cung cấp để giảm thiểu bất ngờ.
Tú Nguyễn